Elektroniczna archiwizacja i dostęp do dokumentów

Elektroniczna archiwizacja i dostęp do dokumentów

Umożliwiamy klientom dostęp elektroniczny do kopii dokumentów księgowych. Usługa ta jest przydatna zwłaszcza osobom, które często podróżują, bądź są klientami spoza Trójmiasta. Zarówno przesyłanie dokumentów jak i dostęp do nich odbywa się elektronicznie. Na życzenie klienta udostępniamy narzędzia do takiej komunikacji. Dzięki temu istnieje możliwość wglądu w dokumenty oraz raporty finansowe w sposób prosty i nieskomplikowany. Tego typu narzędzia znacznie ułatwiają zarządzanie w każdej firmie, a także mogą dawać możliwość wglądu w dane firmy 24h na dobę.

Sam proces rejestracji i logowania jest maksymalnie uproszczony. Aby uzyskać dostęp do księgowości online należy kliknąć przycisk Zaloguj a następnie wprowadzić nazwę użytkownika oraz hasło, po czym potwierdzić poprzez ponowne kliknięcie Zaloguj. Klient, który posiada już konto może wysłać e-fakturę w formacie PDF używając do tego formularza na naszej stronie AWbilans.pl.

Zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych, ochrony danych związanych z dokumentacją są określone w ustawie o rachunkowości. Mają też zastosowanie przepisy w innych aktach prawnych, np. w Ordynacji podatkowej w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej.

Art. 10 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż dokumentację: księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe (zwane inaczej zbiorami) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zastosowane nośniki danych winny być odporne na zagrożenia zewnętrzne, a rezerwowe kopie zapasowe powinny być zapisywane w sposób trwały nie krócej niż wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych. Wszystkie dane systemu informatycznego oraz programy komputerowe muszą mieć zapewnioną ochronę poprzez stosowanie rozwiązań informatycznych i organizacyjnych.

Zgodnie z art. 13.2 i 3 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się zasoby rachunkowe zapisane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Aby tak jednak było dana firma np. świadcząca usługi rachunkowe winna posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez albo druk tych dokumentów lub przeniesieni ich na inny informatyczny nośnik danych. Gdyby system ochrony danych nie spełniał powyższych wymagań, zapisy te powinny zostać wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.